Offertesoftware voor fotografen, catering en entertainment
Elke aanvraag begint met dezelfde mailwisseling: hoeveel gasten, welke datum, welk pakket, en is die dag eigenlijk nog vrij. Met Offerteflow beantwoordt de klant dat zelf in een paar stappen, ziet meteen een prijsindicatie voor zijn feest, en boekt een proeverij of kennismaking in je agenda, zodat er nooit twee boekingen op dezelfde datum staan.
Van klik naar aanvraag, zonder één telefoontje
Stel je trouwreportage samen en zie het tarief live meebewegen. Maak links een paar keuzes en zie de aanvraag zich rechts live in je dashboard vullen.
Aanvragen voor een datum die maar één keer bestaat
In dit vak verkoop je geen uren maar dagen, en elke dag bestaat één keer. Een zaterdag in mei die je aan de verkeerde aanvraag kwijtraakt, komt niet terug. Toch gaat het grootste deel van je tijd op aan berichten over datums die allang vergeven zijn.
Een aanvraag kwam binnen als een vraag naar je tarieven. Je stuurde je overzicht, kreeg daarop een wedervraag over de duur, moest vervolgens uitzoeken of de dag nog vrij was, en pas in bericht vier viel het kwartje dat die zaterdag al vergeven was. Dat rondje deed je bij iedereen, meestal na tienen.
De datum staat nu bovenaan de aanvraag, dus in één oogopslag weet je of die dag nog te vergeven is. Is dat niet zo, dan laat je het meteen weten en houdt niemand elkaar aan het lijntje. Is het wel zo, dan ligt er dezelfde avond een voorstel voor precies hun dag, terwijl bij de rest de prijslijst nog moet worden opgevraagd.
Drie situaties die je vast herkent
Het gastenaantal en de bedieningsuren staan in de aanvraag, en je rekent per gast. Verschuift dat aantal in de weken erna, dan pas je één cijfer aan in plaats van je hele begroting.
Bezetting, speelduur en zaalgrootte bepalen wat er mee moet. Wordt de aanbetaling in dezelfde flow voldaan, dan is die datum echt van hen en niet in optie.
Aantal gasten, datum en arrangement komen in één bericht, dus je weet welke ruimte past en of hij vrij is. Het uitvraaggesprek dat daaraan voorafging, kun je overslaan.
Wat offreren in Events & entertainment nu lastig maakt
Voor elke bruiloft of bedrijfsfeest mail je over gastenaantallen, uren en wensen voordat je überhaupt een prijs kunt noemen. Tegen die tijd heeft het stel vaak al een andere fotograaf of cateraar geboekt.
Zonder centrale agenda beloof je zomaar twee stellen dezelfde zaterdag, en dat kom je pas laat achter. Een dubbele boeking op een trouwdatum is precies het soort fout dat je reputatie beschadigt.
Je gage of pakketprijs hangt af van uren, gasten, locatie en extra's, en dat elke keer met de hand uitrekenen kost tijd en gaat weleens mis.
Drie stappen, van bezoeker tot getekende offerte
Op je eigen website beantwoordt de klant een paar slimme vragen en ziet de prijs live meebewegen.
Met alle maten, keuzes en een berekende indicatie in je dashboard, plus een ingeplande afspraak.
Je verstuurt een offerte in je huisstijl, de klant accepteert en tekent digitaal in het klantportaal.
Van gemiste kansen naar getekende offertes
- Live prijs per gast of per uur
- Nooit meer twee boekingen op dezelfde dag
- Digitaal getekend vóór de aanbetaling
- Elke aanvraag 24/7 binnen, ook als jij op de klus staat.
Eén flow, je hele offerteproces
De prijs beweegt mee met elke keuze, server-side berekend zodat je marge klopt.
Koppel je agenda en laat de klant zelf een vrij moment kiezen, meteen geboekt.
Vraag een aanbetaling of het volledige bedrag via je eigen Stripe of Mollie.
De klant bekijkt, accepteert en volgt de offerte in het klantportaal, in jouw huisstijl.
Rechtsgeldig ondertekenen, en tekenen kan pas na jouw goedkeuring.
Logo, merkkleur en teksten volledig naar jouw merk, op widget, klantportaal en PDF.
Beschrijf je dienst in gewone taal en laat een complete flow voor je genereren.
Widget, klantportaal en offerte in het Nederlands, Engels en Duits, klaar voor elke klant.
36 vraagtypes om je Events & entertainment-offerte compleet uit te vragen
Een simpele keuzelijst is nog maar het begin. Vraag maten uit die automatisch naar m² worden omgerekend, laat een aantal instellen, plan een afspraak, incasseer een aanbetaling. Combineer ze vrij tot de flow die jouw werk echt nodig heeft.
Vragen verschijnen of verdwijnen op basis van eerdere antwoorden, zodat elke klant alleen ziet wat er voor hem toe doet.
Reken maten, aantallen en toeslagen automatisch door met eigen rekenregels, van prijs per m² tot staffelkortingen.
De prijs wordt op de server bepaald, nooit in de browser, zodat je marge en logica niet te manipuleren zijn.
Zo helpt Offerteflow je in Events & entertainment
De klant vult gasten, uren en het gewenste pakket in, en de widget rekent live: een prijs per gast bij catering, een uurtarief voor je set of verslaglegging, plus meerprijs voor buitenland, live cooking of een extra lichtshow. Allemaal server-side, dus je tarieven liggen nooit open op je website.
In de flow kiest de klant de evenementdatum en boekt hij meteen een proeverij, intake of kennismaking in je Google Calendar. Je ziet in één oogopslag of een datum nog vrij is, dus dubbele boekingen zijn verleden tijd.
Na afronding krijg je de complete aanvraag met alle draaiboek-details, en stuur je een verzorgde offerte in je eigen huisstijl. De klant accepteert en tekent digitaal in het klantportaal, zodat de boeking vaststaat nog voordat de aanbetaling binnen is.
5 sjablonen voor Events & entertainment
Installeer een sjabloon met één klik en pas de vragen, keuzes en prijzen daarna helemaal naar je eigen werkwijze aan.
Over offreren in Events & entertainment
Kan ik per gast en per uur tegelijk rekenen?
Ja. Je combineert een prijs per gast, bijvoorbeeld voor een buffet, met een uurtarief voor bediening of speeltijd, plus vaste meerprijzen voor extra's zoals live cooking, een lichtshow of drone-beelden. De widget telt alles live op tot één indicatie inclusief btw.
Voorkomt Offerteflow dubbele boekingen op een datum?
Ja. Koppel je Google Calendar en laat de klant in de flow een proeverij, intake of kennismaking boeken. Offerteflow toont alleen momenten die vrij zijn in je agenda, zodat je nooit twee feesten op dezelfde datum toezegt.
Kan een klant een moodboard of playlist meesturen?
Ja. Met een upload- of link-stap stuurt de klant een Pinterest-moodboard, voorbeeldplaylist of inspiratiefoto's mee. Zo weet je vóór de kennismaking al welke sfeer het stel of de opdrachtgever voor ogen heeft.
Klaar met offreren voor Events & entertainment?
Bouw je eerste interactieve offerteflow in minder dan 5 minuten. Geen technische kennis nodig, gewoon op je eigen website.