Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden ("Voorwaarden") worden gehanteerd door Offerteflow, gevestigd aan Louvre 6, 2761 MT Zevenhuizen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42122513 (hierna: "wij" of "ons"), en zijn van toepassing op elk gebruik van het Offerteflow-platform (de "Dienst") door een organisatie die zich registreert of een abonnement afsluit (de "Tenant").

1. Definities

• Dienst: het Offerteflow-platform waarmee een Tenant embeddable offerteflows kan bouwen, prijsindicaties kan berekenen, aanvragen kan ontvangen en beheren, offertes kan versturen en optioneel betalingen en agenda-afspraken kan verwerken.
• Tenant: de organisatie die een account aanmaakt of een abonnement afsluit om de Dienst te gebruiken.
• Eindklant: de bezoeker die een offerteflow van een Tenant invult, een aanvraag indient en/of een offerte van die Tenant accepteert.
• Content: alle gegevens, teksten, prijzen, afbeeldingen, merkgegevens en overige materialen die een Tenant in de Dienst invoert, uploadt of configureert.
• Account: de door of namens de Tenant aangemaakte toegang tot de Dienst, inclusief eventuele subaccounts van teamleden.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Offerteflow en de Tenant voor het gebruik van de Dienst, waarvan deze Voorwaarden integraal onderdeel uitmaken.

2. Toepasselijkheid

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding van, en Overeenkomst met, Offerteflow, en op elk gebruik van de Dienst. Door een Account aan te maken, een abonnement af te sluiten of de Dienst te gebruiken, aanvaardt de Tenant deze Voorwaarden volledig en zonder voorbehoud. Eventuele eigen (inkoop)voorwaarden van de Tenant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Offerteflow deze schriftelijk en uitdrukkelijk heeft aanvaard. Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3. De dienst

Offerteflow levert een platform waarmee een Tenant embeddable, interactieve offerteflows kan bouwen, prijsindicaties kan berekenen, aanvragen kan ontvangen en beheren, offertes kan versturen en, optioneel, betalingen kan verwerken via de eigen betaalprovider van de Tenant en afspraken kan inplannen via een eigen agenda-koppeling. Offerteflow is geen partij bij de overeenkomst tussen een Tenant en diens Eindklant en heeft geen invloed op, en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor, de inhoud van die overeenkomst.

Offerteflow spant zich in de Dienst met zorg te leveren, maar de Dienst wordt geleverd op een "as is, as available"-basis, zonder garanties over geschiktheid voor een specifiek doel, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.

4. Account, toegang & toegestaan gebruik

De Tenant is verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste en volledige gegevens bij registratie en het actueel houden daarvan. Inloggegevens zijn persoonlijk en vertrouwelijk; de Tenant is verantwoordelijk voor al het gebruik van de Dienst via zijn Account, ook door teamleden of derden aan wie toegang is verleend, en meldt vermoedelijk misbruik of ongeautoriseerde toegang direct aan Offerteflow. De Dienst is bestemd voor gebruik door organisaties en niet voor consumenten; de Tenant verklaart te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

Het is niet toegestaan om de Dienst te gebruiken voor: het verspreiden van illegale, inbreukmakende, misleidende of schadelijke content; spam of ongevraagde communicatie; het omzeilen van beveiligings- of gebruikslimieten; het reverse-engineeren, decompileren of anderszins ontleden van de onderliggende software; het doorverkopen, sublicentiëren of anderszins ter beschikking stellen van de Dienst aan derden buiten het normale gebruik van embeddable offerteflows; of enig ander gebruik dat de goede werking van de Dienst of de belangen van Offerteflow of andere Tenants schaadt. Offerteflow mag bij een gegronde verdenking van dergelijk gebruik de toegang tot een Account opschorten, met kennisgeving aan de Tenant waar redelijkerwijs mogelijk.

5. Abonnement, tarieven & facturatie

Een Tenant start kosteloos en kan op elk moment vanuit het dashboard overstappen naar een betaald abonnement, up- of downgraden, of opzeggen. Facturatie van het eigen Offerteflow-abonnement verloopt via een beveiligde zelfservice-omgeving; de abonnementskosten worden periodiek (maandelijks of jaarlijks, afhankelijk van de gekozen factureringscyclus) vooraf in rekening gebracht. Tenzij anders vermeld zijn genoemde tarieven exclusief btw.

Offerteflow kan de abonnementstarieven wijzigen. Prijswijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen van tevoren aangekondigd en gaan in bij de eerstvolgende factureringsperiode na die termijn; de Tenant kan bij een prijsverhoging het abonnement vóór de ingangsdatum kosteloos opzeggen. Bij niet-tijdige betaling kan Offerteflow, na een redelijke hersteltermijn, de toegang tot de Dienst opschorten totdat volledige betaling is ontvangen, onverminderd het recht op vergoeding van wettelijke rente en redelijke incassokosten. Bij opzegging blijft toegang bestaan tot het einde van de lopende factureringsperiode; reeds betaalde abonnementskosten worden niet naar rato terugbetaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

6. Verantwoordelijkheden van de tenant

De Tenant is zelf verantwoordelijk voor: de juistheid van de prijzen, btw-tarieven, kortingscodes en voorwaarden die in zijn offerteflows worden ingesteld; de Content en het beleid dat richting zijn eigen Eindklanten wordt gecommuniceerd; het correct configureren van zijn eigen betaal- en agenda-koppelingen; het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving jegens zijn eigen Eindklanten (waaronder consumentenrecht, reclamerecht en de AVG); en het beschikken over de benodigde rechten op alle Content die hij in de Dienst invoert of uploadt. De Tenant vrijwaart Offerteflow tegen aanspraken van derden, waaronder Eindklanten en toezichthouders, die verband houden met de Content van de Tenant, het gebruik van de Dienst door de Tenant, of het niet naleven door de Tenant van deze Voorwaarden of toepasselijke wet- en regelgeving.

7. Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectuele eigendom op de Dienst zelf, waaronder de software, het platform, de onderliggende broncode, ontwerpen en documentatie, berusten bij Offerteflow of haar licentiegevers. Niets in deze Voorwaarden strekt tot overdracht van die rechten aan de Tenant. De Tenant behoudt alle rechten op zijn eigen Content (waaronder teksten, prijzen, logo's en huisstijl) en verleent Offerteflow uitsluitend een niet-exclusieve, wereldwijde licentie om die Content te hosten, op te slaan, te verwerken en weer te geven voor zover noodzakelijk om de Dienst aan de Tenant en diens Eindklanten te leveren.

8. Gegevensbescherming

Voor zover Offerteflow bij het uitvoeren van de Dienst persoonsgegevens verwerkt namens de Tenant (zoals antwoorden van Eindklanten in een offerteflow), handelt Offerteflow als verwerker in de zin van de AVG en de Tenant als verwerkingsverantwoordelijke. De voorwaarden voor die verwerking zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, die op verzoek beschikbaar is en na acceptatie onderdeel van de Overeenkomst uitmaakt. Zie ook ons privacybeleid voor meer informatie over gegevensverwerking.

9. Betalingen tussen tenant en eindklant

Betalingen die een Eindklant via een offerteflow verricht, lopen rechtstreeks via de eigen Stripe- of Mollie-koppeling van de Tenant naar diens eigen rekening. Offerteflow is geen partij bij die betaling, ontvangt hierover geen commissie, verzorgt geen incasso of geschillenbeslechting namens de Tenant, en is niet aansprakelijk voor geschillen tussen een Tenant en diens Eindklant over die betaling.

10. Beschikbaarheid, onderhoud & wijzigingen

We spannen ons in voor een goede beschikbaarheid van het platform, maar geven geen garantie op ononderbroken of foutloze werking, tenzij schriftelijk een specifiek serviceniveau (SLA) is overeengekomen. Gepland onderhoud voeren we waar mogelijk buiten kantooruren uit en kondigen we vooraf aan. We kunnen functionaliteit van tijd tot tijd wijzigen, aanvullen of stopzetten; bij ingrijpende wijzigingen die de kernfunctionaliteit van de Dienst wezenlijk beperken, informeren we Tenants vooraf waar redelijkerwijs mogelijk.

11. Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van Offerteflow uit hoofde van de Overeenkomst, per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt), beperkt tot het bedrag dat de Tenant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan abonnementskosten aan Offerteflow heeft betaald. Offerteflow is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie, noch voor schade die voortvloeit uit onjuiste configuratie van een offerteflow door de Tenant, uit Content van de Tenant, of uit de relatie tussen een Tenant en diens Eindklant. Deze beperkingen gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Offerteflow, of voor zover aansprakelijkheid dwingendrechtelijk niet kan worden beperkt.

12. Overmacht

Offerteflow is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting jegens de Tenant indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht, waaronder in ieder geval begrepen: storingen bij hostingpartijen, betaalproviders of andere door Offerteflow ingeschakelde derden; internet- of stroomstoringen; cyberaanvallen; en overheidsmaatregelen. Partijen kunnen de Overeenkomst bij overmacht die langer dan negentig (90) dagen voortduurt, schriftelijk ontbinden, zonder over en weer tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.

13. Duur & beëindiging

De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en loopt per factureringsperiode automatisch door totdat deze door de Tenant wordt opgezegd. Een Tenant kan zijn account op elk moment vanuit het dashboard opzeggen, met werking tegen het einde van de lopende factureringsperiode. Offerteflow kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen bij misbruik van de Dienst, niet-tijdige betaling na een gegeven hersteltermijn, of een wezenlijke overtreding van deze Voorwaarden door de Tenant, waar mogelijk na voorafgaande waarschuwing. Na beëindiging kan de Tenant gedurende dertig (30) dagen zijn Content exporteren; daarna kan Offerteflow de gegevens van de Tenant en diens Eindklanten definitief verwijderen, behoudens gegevens die op grond van een wettelijke bewaarplicht (zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen) langer bewaard moeten blijven.

14. Wijziging van deze voorwaarden

Offerteflow kan deze Voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. Bij materiële wijzigingen informeren we Tenants ten minste dertig (30) dagen voordat de wijziging ingaat, via e-mail of een melding in het dashboard. Voortgezet gebruik van de Dienst na die termijn geldt als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden. Is de Tenant het niet eens met een wijziging, dan kan hij de Overeenkomst vóór de ingangsdatum opzeggen.

15. Overdracht

De Tenant mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Offerteflow aan een derde overdragen. Offerteflow mag de Overeenkomst, of rechten en verplichtingen daaruit, overdragen aan een aan haar gelieerde onderneming of in het kader van een bedrijfsovername, fusie of overname van activa, en zal de Tenant daarover vooraf informeren.

16. Toepasselijk recht & geschillen

Op deze Voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur eerst in onderling overleg opgelost. Kunnen partijen niet tot een oplossing komen, dan worden geschillen bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Offerteflow is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter voorschrijft.

17. Slotbepalingen

Indien een bepaling van deze Voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, laat dat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet; partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert. Het niet (direct) uitoefenen van enig recht door Offerteflow houdt geen afstand van dat recht in. Deze Voorwaarden, samen met eventuele aanvullende overeenkomsten zoals een verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot het onderwerp daarvan.

18. Contact

Vragen over deze Voorwaarden? Neem contact op via onze contactpagina; we reageren zo snel mogelijk.