Privacybeleid

Offerteflow, gevestigd aan Louvre 6, 2761 MT Zevenhuizen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42122513 (hierna: "wij" of "ons"), biedt bedrijven ("tenants") een platform om embeddable offerteflows te bouwen. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, met welke rechtsgrond en met welk doel, welke (sub)verwerkers we inschakelen en welke rechten je hebt. Dit geldt zowel wanneer je zelf een Offerteflow-account hebt, als wanneer je als bezoeker een offerteflow invult op de website van een tenant. Begrippen die in dit beleid met een hoofdletter worden geschreven, hebben de betekenis die daaraan is gegeven in onze algemene voorwaarden.

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor gegevens die je invult in een offerteflow (naam, e-mailadres, projectdetails) is de tenant, het bedrijf dat de flow op zijn website heeft geplaatst, de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Offerteflow treedt daarbij op als verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens instructies van de tenant, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst tussen Offerteflow en de tenant. Voor gegevens over tenants zelf (accountgegevens, facturatie, gebruik van het platform) en voor bezoekers van onze eigen marketingwebsite is Offerteflow de verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over de verwerking van je gegevens door een specifieke tenant richt je in eerste instantie aan die tenant zelf.

2. Welke gegevens verwerken we

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, wachtwoord (gehasht, nooit in leesbare vorm opgeslagen) van tenants en hun teamleden.
• Aanvraaggegevens: de antwoorden die een bezoeker invult in een offerteflow, inclusief contactgegevens en eventueel geüploade bestanden, namens de tenant verwerkt.
• Betaalgegevens: verwerkt door onze betaalproviders (Stripe, Mollie); wijzelf slaan geen kaart- of rekeninggegevens op.
• Gebruiksgegevens: technische logs, IP-adressen, sessietokens en (indien ingeschakeld) geaggregeerde analytics over het doorlopen van een flow.
• Communicatiegegevens: berichten die je ons stuurt via het contactformulier of een e-mailinschrijving voor onze nieuwsbrief, inclusief je naam en e-mailadres.
• AI-invoergegevens: wanneer een tenant een offerteflow laat genereren met onze AI-flowgenerator, wordt de door de tenant aangeleverde omschrijving (bijvoorbeeld branche- of dienstbeschrijving) verwerkt door een externe AI-provider om de flow te genereren. Hierin worden bewust geen persoonsgegevens van Eindklanten opgenomen.

3. Op welke grondslag

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst (accountbeheer, het leveren van de Dienst, verwerking van aanvraag- en betaalgegevens namens een tenant), gerechtvaardigd belang (beveiliging, misbruikpreventie, productverbetering op basis van geaggregeerde gegevens), wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht voor facturen) en toestemming (niet-noodzakelijke analytics-cookies, nieuwsbriefinschrijving). Je kunt gegeven toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

4. Doeleinden

We gebruiken deze gegevens om: het platform te leveren en te onderhouden, offertes en betaalbewijzen te genereren en te versturen, afspraken in te plannen via een gekoppelde agenda, abonnementen te beheren en te factureren, vragen via het contactformulier te beantwoorden, misbruik te voorkomen (o.a. botdetectie op formulieren), te voldoen aan wettelijke verplichtingen, en, uitsluitend wanneer je organisatie dat expliciet heeft ingeschakeld, geanonimiseerde websitestatistieken bij te houden.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

De prijsindicatie die een offerteflow toont, wordt automatisch berekend op basis van de door de tenant ingestelde prijsregels en de antwoorden van de Eindklant. Dit betreft geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen in de zin van artikel 22 AVG: de getoonde prijs is een indicatie, en de tenant beoordeelt en bevestigt zelf iedere definitieve offerte voordat deze bindend wordt.

6. Subverwerkers

Om het platform te laten werken schakelen we de volgende categorieën subverwerkers in, met wie steeds een verwerkersovereenkomst is gesloten voor zover zij persoonsgegevens verwerken:

• Hostingpartij: voor het draaien van het platform en het opslaan van gegevens.
• E-mailprovider: voor het versturen van offerte-, betaalbewijs-, account- en contactmails.
• Stripe en/of Mollie: voor betalingsverwerking, uitsluitend wanneer een tenant een betaalstap gebruikt.
• Google Calendar en/of Microsoft Outlook: voor agenda-integratie, uitsluitend wanneer een tenant zijn Google Calendar of Outlook-agenda koppelt.
• AI-provider (Anthropic): voor het genereren van offerteflows op basis van een door de tenant aangeleverde omschrijving, uitsluitend wanneer een tenant de AI-flowgenerator gebruikt.
• Monitoring- en loggingdienst: voor technische foutopsporing en prestatiebewaking van het platform.

Een actuele lijst met de exacte subverwerkers is op verzoek beschikbaar via onze contactpagina.

7. Doorgifte buiten de EER

Sommige subverwerkers (waaronder onze AI-provider en, indien ingeschakeld, Google Analytics) kunnen gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie of een vergelijkbaar mechanisme, en delen we nooit meer gegevens dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

8. Gegevens uit gekoppelde agenda's (Google API's)

Een tenant kan zijn eigen Google Calendar aan Offerteflow koppelen om afspraken via een offerteflow inplanbaar te maken. Die koppeling komt uitsluitend tot stand nadat de tenant in zijn instellingen zelf op "Koppel Google Calendar" klikt en in het toestemmingsscherm van Google expliciet toestemming geeft. We vragen daarbij alleen de volgende toegang, en niets meer:

• Beschikbaarheid lezen (calendar.freebusy): we vragen bij Google welke tijdvakken in de agenda van de tenant bezet zijn, zodat we een eindklant alleen vrije momenten tonen. We ontvangen hierbij uitsluitend begin- en eindtijden van bezette blokken. Titels, omschrijvingen, locaties, bijlagen en genodigden van bestaande afspraken worden niet opgevraagd en niet ingezien.
• Afspraken aanmaken (calendar.events): wanneer een eindklant een tijdslot boekt, plaatsen we daarvoor één afspraak in de gekozen agenda van de tenant, met de gegevens uit die boeking. We gebruiken deze toegang niet om bestaande afspraken van de tenant te doorzoeken, te wijzigen of te verwijderen.

Deze gegevens worden alleen gebruikt om de agendafunctionaliteit voor de tenant zelf te leveren: het berekenen van vrije tijdvakken en het vastleggen van een geboekte afspraak. De opgevraagde beschikbaarheid gebruiken we alleen op het moment zelf; we bewaren er geen kopie van. We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties of voor het trainen van AI-modellen en delen ze niet met derden, behalve met onze hostingpartij voor zover dat technisch noodzakelijk is om de Dienst te draaien of wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Om de koppeling in stand te houden slaan we de OAuth-toegangs- en vernieuwingstokens van Google op bij het account van de tenant. Een tenant kan de koppeling op elk moment verbreken via Instellingen → Integraties; we verwijderen de opgeslagen tokens dan direct, waarna Offerteflow geen toegang meer heeft tot de agenda. De toegang kan daarnaast altijd worden ingetrokken via de accountinstellingen van Google zelf.

Het gebruik door Offerteflow van informatie die is ontvangen via Google API's houdt zich aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten daarin.

Voor de koppeling met Microsoft Outlook geldt dezelfde werkwijze en dezelfde beperking: we lezen alleen de beschikbaarheid uit, we maken alleen geboekte afspraken aan, en we verwijderen de tokens zodra de koppeling wordt verbroken.

9. Cookies & analytics

Offerteflow gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het platform (inloggen, sessiebeheer, botdetectie op formulieren). Deze vallen onder de wettelijke uitzondering van artikel 11.7a, derde lid, van de Telecommunicatiewet en vereisen geen toestemming.

Op deze marketingwebsite gebruiken we daarnaast Google Analytics 4 in een privacyvriendelijke configuratie: IP-adressen worden geanonimiseerd, Google Signals en advertentiepersonalisatie staan uit, en de data wordt uitsluitend gebruikt voor geaggregeerde bezoekstatistieken van deze website, nooit voor advertentiedoeleinden. Voor zover deze analytics niet onder de wettelijke uitzondering valt, vragen we hiervoor je toestemming voordat de bijbehorende cookie wordt geplaatst; je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

10. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Onze eigen factuur- en boekhoudgegevens (de facturatie van het Offerteflow-abonnement van de Tenant): zeven (7) jaar, conform de fiscale bewaarplicht. Betaalbewijzen die aan Eindklanten worden verstrekt zijn geen facturen en vallen niet onder deze termijn; die volgen de regel hieronder.
• Accountgegevens: zolang het account actief is, en tot maximaal dertig (30) dagen na opzegging, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt.
• Aanvraaggegevens van Eindklanten: tot de Tenant deze zelf verwijdert, wat op elk moment vanuit het dashboard kan. Daarnaast anonimiseren we persoonsgegevens in aanvragen die twaalf (12) maanden ongewijzigd zijn gebleven automatisch, en verwijderen we daarbij de gegenereerde offerte-PDF, het betaalbewijs en de bestanden die de Eindklant heeft geüpload. Samengevatte gegevens zonder persoonsgegevens (bedragen, status, datums) blijven bewaard voor rapportage.
• Technische logs: maximaal negentig (90) dagen, tenzij langer bewaard nodig is voor beveiligingsonderzoek.
• Toegangstokens van gekoppelde agenda's: zolang de koppeling actief is; ze worden direct verwijderd zodra de tenant de koppeling verbreekt, de toegang bij de provider intrekt of zijn account opzegt.
• Contactformulier- en nieuwsbriefgegevens: tot je je afmeldt of tot twee (2) jaar na het laatste contact.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder versleuteling van gegevens tijdens verzending, gehashte wachtwoorden, toegangsbeperking op basis van functie ("need to know"), en periodieke beoordeling van onze beveiligingsmaatregelen.

12. Datalekken

Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen dat een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan melden we dit binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren we betrokken tenants en, indien het risico voor hun Eindklanten hoog is, de betrokken Eindklanten zonder onredelijke vertraging.

13. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van je persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit). Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op via onze contactpagina; we reageren binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Gaat je verzoek over gegevens die je bij een tenant hebt achtergelaten via een offerteflow, dan kunnen we je verzoek doorzetten naar de betreffende tenant, die als verwerkingsverantwoordelijke het verzoek afhandelt. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Kinderen

De Dienst is niet gericht op en niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Vermoed je dat we onbedoeld gegevens van een kind hebben verwerkt, neem dan contact met ons op zodat we deze kunnen verwijderen.

15. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de Dienst of toepasselijke wetgeving. Bij materiële wijzigingen informeren we tenants via e-mail of een melding in het dashboard. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

16. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem contact op via onze contactpagina; we reageren zo snel mogelijk.