Veelgestelde vragen
Alles over flows, prijzen, betaling, abonnementen, je account, analytics en techniek, gegroepeerd zodat je snel je antwoord vindt.
Algemeen
Ja. Per stap stel je in of het invullen verplicht of optioneel is. De klant ziet een "Sla over"-optie bij optionele stappen. Dit verlaagt de drempel bij vragen die niet altijd van toepassing zijn, zonder de flow te verstoren voor bezoekers die de stap wel willen invullen.
Ja. Je markeert een groep stappen als herhaalbare sectie. De klant doorloopt die groep zo vaak als nodig, bijvoorbeeld via "voeg nog een kozijn toe", en elke herhaling telt automatisch mee in de prijsberekening en komt apart terug in de aanvraag en de PDF-offerte.
Ja. Klik in een flow op "Genereer met AI", beschrijf in gewone taal welke dienst je aanbiedt, en de AI-flowbouwer stelt een complete flow voor: stappen, keuze-opties, zichtbaarheidsregels en prijsvoorstellen. Het voorstel wordt automatisch gecontroleerd en gerepareerd voordat je het ziet. Je verfijnt daarna alles handmatig in de builder. Een bestaande flow uitbreiden met AI kan ook: beschrijf simpelweg wat je wil toevoegen.
Er zijn 36 invoertypen, gegroepeerd in tekst, getallen & meten, keuzes, datum & afspraak, contact & adres, korting, overig en weergave. Denk aan sliders, sterrenratings, afmetingen (B×H) en oppervlakte met prijs per m², gewicht en volume, looptijd, afbeelding-keuzes, een afspraakslot, een betaalstap en een kortingscodeveld. Voor elk type kun je waar relevant een prijs, btw-tarief en zichtbaarheidsregels instellen.
Je stelt per organisatie de taal in, kies uit Nederlands, Engels of Duits. Die taal wordt gebruikt voor de offertes, de klant-portal en de e-mails. Voor de prijzen kies je uit 8 valuta, waaronder euro, dollar, pond en de Zweedse, Deense, Noorse en Poolse kroon.
Na een telefoongesprek pas je de prijsopbouw aan in de admin en stuur je met één klik een herziene offerte via de "Stuur revisie" actie. De klant ontvangt automatisch een e-mail met een toelichting en kan de bijgewerkte offerte bekijken en alsnog accepteren of afwijzen in de portal.
Bij activatie ontvangt je klant automatisch een e-mail met een persoonlijke, beveiligde link naar een zelfservice-portal. Zonder in te loggen ziet hij daar het bedrag, de interval, de status en de laatste incasso's, kan hij zijn betaalmethode wijzigen en op elk moment opzeggen.
Ja. Met de visuele logica-builder toon of verberg je hele stappen én losse keuze-opties op basis van eerdere antwoorden, laat bijvoorbeeld de stap "kleur kozijnen" alleen zien als de klant eerder "kozijnen schilderen" koos. Je stelt de voorwaarden samen met EN/OF-logica zonder ook maar één regel code, en combineert desgewenst meerdere antwoorden ("zichtbaar als type = buitenwerk én oppervlakte groter dan 100 m²"). Verborgen stappen tellen nooit mee in de prijs, dus de klant ziet altijd precies de vragen en het bedrag die op zijn situatie van toepassing zijn.
Ja. Naast het tonen en verbergen van stappen kun je de flow ook laten "springen": op basis van een antwoord sla je een reeks stappen over of rond je de flow vroegtijdig af. Zo houd je elke flow zo kort mogelijk. Een klant die aangeeft alleen wat informatie te willen, hoeft niet langs de maatvoering en de betaalstap. Je bepaalt per antwoord welke route de klant volgt, volledig zonder code.
Ja. Naast de AI-flowbouwer heb je een bibliotheek met 78 kant-en-klare offerteflows voor 15 branches, van schilders en hoveniers tot loodgieters, dierenoppas en cybersecurity. Je installeert een sjabloon met één klik: stappen, keuze-opties, zichtbaarheidsregels en voorbeeldprijzen staan meteen klaar. Daarna pas je alles volledig naar wens aan in de builder, zodat je nooit met een leeg scherm hoeft te beginnen.
Ja. Je bundelt stappen in groepen die als aparte pagina's achter elkaar worden getoond, en je splitst een lange flow visueel op met secties en tussenkoppen. Een voortgangsbalk laat de klant zien hoe ver hij is, en vóór het verzenden krijgt hij een overzichtelijke samenvatting van zijn keuzes met de prijsindicatie. Zo blijft ook een uitgebreide offerteflow rustig en overzichtelijk.
Zodra de klant de flow afrondt, komt de aanvraag binnen in je admin portaal en genereert Offerteflow automatisch een PDF-offerte in je huisstijl. Jij én de klant krijgen een e-mail: de mails en PDF's lopen via een achtergrondwachtrij, zodat de klant nooit hoeft te wachten. Je beoordeelt de aanvraag rustig, past desgewenst de prijs aan en stuurt met één klik de offerte naar de klant-portal. Van daaruit accepteert, tekent of betaalt de klant, en na betaling volgt automatisch een factuur.
Nee. Je bouwt je volledige flow visueel in de builder: vragen, opties, logica en prijzen stel je klikkend in, zonder code. De widget plaats je met één regel HTML op je website, of je deelt gewoon een gehoste link. Wil je nog sneller live? Start met een branchesjabloon of laat de AI-flowbouwer in seconden een complete flow opzetten.
Je stelt per organisatie in hoeveel dagen een offerte geldig blijft, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. In de klant-portal ziet de klant tot wanneer hij kan reageren, en na afloop vervalt de offerte automatisch: accepteren of tekenen is dan niet meer mogelijk. Stuur je na een gesprek een herziene offerte, dan starten de geldigheidstermijn en de automatische herinneringen gewoon opnieuw.
Ja. Bij elke inzending plaats je interne notities voor jezelf en je team, bijvoorbeeld een terugkoppeling na een telefoongesprek of een aandachtspunt voor de uitvoering. Die notities zijn nooit zichtbaar voor de klant en blijven bij de aanvraag bewaard, zodat je admin portaal meteen als een klein CRM werkt.
Ja. Klanten die een offerte nog niet hebben geaccepteerd of afgewezen, krijgen automatisch een vriendelijke herinnering (je bepaalt zelf of en hoe vaak dat gebeurt). Daarnaast ontvang je wekelijks een pipeline-digest per e-mail met een overzicht van je openstaande, geaccepteerde en verlopen offertes, zodat je nooit een aanvraag laat liggen.
Account & abonnement
Offerteflow heeft drie abonnementen: Starter (€19 per maand), Professional (€49 per maand) en Enterprise (€149 per maand). Kies je voor jaarlijkse facturatie, dan betaal je per maand minder: respectievelijk €15, €39 en €119. Je start altijd gratis en gaat pas over op een betaald plan wanneer je er klaar voor bent; de volledige vergelijking van wat elk plan biedt vind je op de tarievenpagina.
Ja. Je maakt gratis een account aan op de registratiepagina, een creditcard is niet nodig. Je bevestigt eerst je e-mailadres en kunt daarna meteen aan de slag: een flow bouwen, een branchesjabloon installeren, de widget testen en aanvragen ontvangen. Een betaalmethode geef je pas op wanneer je wil upgraden naar een betaald plan.
Ja. Je schakelt op elk moment vanuit je dashboard over naar een ander plan: omhoog wanneer je groeit, omlaag wanneer dat beter past. Opzeggen kan altijd; je zit nergens aan vast. De facturatie van je eigen abonnement verloopt via een beveiligde zelfservice-omgeving, waar je ook je betaalmethode wijzigt en je facturen terugvindt.
De plannen verschillen vooral in volume en functies. Starter is bedoeld voor één actieve flow met maximaal 25 inzendingen en 10 AI-generaties per maand. Professional biedt 5 actieve flows, 75 inzendingen en 30 AI-generaties per maand én het volledige analytics-dashboard. Enterprise heeft onbeperkt flows met 150 inzendingen en 50 AI-generaties per maand. Bereik je een limiet, dan zie je dat netjes in je dashboard en upgrade je met één klik, zonder dat je gegevens verliest.
Prijzen & betaling
Per stap stel je een prijs per eenheid of een vaste prijs in. De widget optelt alle relevante stappen real-time op en toont de klant direct een totaalindicatie inclusief BTW. Na afronding wordt automatisch een gedetailleerde PDF-offerte per e-mail verstuurd.
Voeg een betaalstap toe aan je flow en koppel je eigen Stripe- of Mollie-account in het organisatieprofiel. Wanneer een klant de betaalstap bereikt, opent de betaalpagina van de provider in een nieuw venster met het berekende totaalbedrag. Betalingen gaan rechtstreeks naar jouw bankrekening, Offerteflow ontvangt geen commissie. Beschikbaar vanaf het Professional-plan.
In het admin portaal maak je herbruikbare kortingscodes aan: een vast bedrag (€) of een percentage (%) van het subtotaal. Je stelt een geldigheidsperiode en een maximaal aantal inwisselingen in, en het systeem houdt automatisch bij hoe vaak een code is gebruikt. Voeg een kortingscode-stap toe aan je flow; de korting wordt server-side toegepast op het totaal, zodat codes nooit in de widgetcode zichtbaar zijn.
Ja, vanaf het Professional-plan. Voeg een abonnement-stap toe aan je flow en je klant schrijft zich direct in op een terugkerende betaling, bijvoorbeeld maandelijks, per 2 maanden, per kwartaal of jaarlijks. De incasso loopt via je eigen Stripe- of Mollie-account, dus betalingen komen rechtstreeks bij jou binnen. Via Stripe kun je optioneel een eenmalig instapbedrag (setup fee) toevoegen.
Ja. Naast de verkoopprijs leg je per optie of stap ook een kostprijs vast. De klant ziet alleen het nette totaal, terwijl jij per aanvraag je marge in euro's én procenten ziet, zo weet je meteen of een offerte uit kan.
Ja. Je stelt het btw-tarief per stap in (bijvoorbeeld 21%, 9% of 0%). De widget en de PDF-offerte tonen het btw-bedrag netjes uitgesplitst per tarief, zodat offerte én factuur direct kloppen.
Ja. Niet elk vak wil een prijs op de website tonen. Per flow zet je met één schakelaar ("Toon de prijs aan de klant") de prijsindicatie op intern: de klant doorloopt dezelfde flow en levert de aanvraag in, maar ziet géén bedrag in de widget. Jij ziet de berekende prijs en je marge wél gewoon in de admin, en stuurt daarna handmatig of automatisch een offerte.
Nee. Een betaalstap is volledig optioneel (vanaf het Professional-plan), je voegt hem alleen toe als je klanten direct wil laten afrekenen. Veel bedrijven leveren een offerte-only flow: de klant vraagt aan, jij stuurt de offerte en factureert later. Je bepaalt per flow of er betaald wordt, en of dat een eenmalige betaling of een terugkerend abonnement is.
Ja. Voor complexere berekeningen bouw je per stap een prijsformule die verwijst naar de antwoorden uit andere stappen, bijvoorbeeld oppervlakte × prijs per m² plus een toeslag per verdieping. Je klikt de stappen en bewerkingen simpelweg aan; er komt geen code aan te pas. De formule wordt volledig server-side doorgerekend, dus je prijslogica blijft veilig en is nooit zichtbaar in de widgetcode.
Techniek
Ja. Naast je hoofdkleur en een aparte accentkleur voor de zwevende knop kies je uit 5 stijlsjablonen: standaard, zakelijk, minimalistisch, klassiek en speels, die samen vorm, lettertype en kaartstijl van de widget bepalen. Alles wordt via CSS Custom Properties direct doorgezet in de embedded widget op je website, zodat die naadloos past bij je huisstijl.
Kopieer de gegenereerde <script>-tag vanuit het admin portaal en plak die onderaan de <body> van je website. De rest gaat volledig automatisch, zonder extra configuratie. Je kiest zelf de weergave: zwevende knop, vast blok, volledige breedte of een losse gehoste pagina.
Het analytics dashboard toont per flow: een stap-funnel met drop-off percentages, antwoordpad-analyse (welke keuzes leiden tot conversie), apparaat-verdeling (desktop, mobiel, tablet), een antwoord-heatmap per keuzestap én een tijdstip-heatmap (dag × uur) zodat je weet wanneer jouw klanten het meest actief zijn.
De widget herkent wanneer een bezoeker lang op een stap blijft hangen of een antwoord herhaaldelijk wijzigt, en toont dan eenmalig een door jou geschreven geruststellend bericht bij die stap. Elke keer wordt dit gelogd als apart analytics-event, zodat je precies ziet bij welke stappen klanten twijfelen.
Een klant kan pas iets accepteren of ondertekenen nadat jij de aanvraag hebt beoordeeld en op "Stuur offerte" hebt geklikt. Op dat moment ontvangt hij automatisch een e-mail met een persoonlijke, beveiligde link naar zijn offerte-portal. Zonder in te loggen kan hij de offerte bekijken inclusief prijsopbouw, de offerte accepteren met een digitale handtekening (muis of vinger op mobiel), of afwijzen. De status is direct zichtbaar in jouw admin portaal. De portal en de handtekening zijn beide optioneel en per flow aan of uit te zetten.
Ja. In het organisatieprofiel upload je je bedrijfslogo (PNG of JPG), stel je je BTW-nummer in en schrijf je een eigen disclaimer voor onderaan de PDF. Alle offertes die daarna worden gegenereerd gebruiken automatisch jouw huisstijl. Na een betaalde betaalstap wordt bovendien een formele factuur met BETAALD-stempel en jouw BTW-nummer per e-mail verstuurd.
Alle inzendingen worden versleuteld opgeslagen. PDF-bestanden zijn uitsluitend toegankelijk via het beveiligde admin portaal, niet via een publieke URL. Sessietokens vervallen automatisch na inactiviteit.
Koppel eenmalig je Google-account via OAuth in het organisatieprofiel. Zodra een klant een datum-stap invult in de flow, maakt Offerteflow automatisch een afspraak aan in jouw Google Calendar. Je stelt zelf in welke agenda gebruikt wordt via het Calendar ID.
Ja. Met een afspraak-stap kiest de klant in de flow een tijdslot. Je koppelt je Google Calendar en stelt je beschikbaarheid in: werkdagen, openingstijden, slotduur, buffertijd tussen afspraken en een minimale aanlooptijd. Offerteflow controleert je agenda op vrij/bezet en toont alleen beschikbare momenten. Het gekozen slot wordt automatisch als afspraak in je agenda geboekt.
In het admin portaal vind je onder "Abonnementen" alle lopende abonnementen met status, interval en volgende incassodatum, plus de volledige incasso-historie per klant. Je kunt een abonnement zelf opzeggen, en bij Stripe ook pauzeren en hervatten.
Ja. Je dupliceert een complete flow met één klik om snel een variant te maken, en je exporteert een flow als JSON of de inzendingen als CSV, handig voor back-ups of verdere verwerking.
Nee, dat stel je per flow in. Standaard krijgt de klant, zodra jij de offerte goedkeurt en verstuurt, een beveiligde portal-link om de offerte te bekijken, te accepteren en digitaal te ondertekenen (de klant kan dus nooit tekenen voordat jij akkoord bent). Wil je dat niet, dan zet je de handtekening uit (de klant accepteert dan met één klik) of schakel je de portal helemaal uit en volg je de aanvraag zelf op vanuit het dashboard.
Ja. In de klant-portal laat je klant een bericht of vraag achter bij de offerte, bijvoorbeeld over een detail of een alternatief. Jij ziet die vraag direct in je admin portaal en reageert in dezelfde conversatie; beide kanten krijgen een notificatie bij een nieuw bericht. Zo houd je alle communicatie rond een offerte netjes op één plek, zonder los mailverkeer.
Je kiest zelf hoe de flow op je site verschijnt: als zwevende knop rechtsonder die de flow in een venster opent, als vast blok midden in je pagina, over de volledige breedte, of als losse gehoste pagina met een deelbare link. Alle varianten regel je met dezelfde ene regel embedcode: je past alleen een instelling aan, een aparte integratie is niet nodig.
Ja. Met een upload-stap laat je de klant een foto of bestand meesturen, handig voor een foto van de huidige situatie, een schets of een voorbeeld. Afbeeldingen en PDF-bestanden tot 8 MB zijn toegestaan en verschijnen direct bij de aanvraag in je admin portaal, zodat je meteen ziet waar het over gaat.
Ja. Je logt in op je admin portaal met je e-mailadres en wachtwoord, of in één klik via je Google- of Microsoft-account. Handig als je liever geen apart wachtwoord beheert, en je teamleden kunnen dezelfde inlogmethode gebruiken.